Tratamiento Datos

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES MATCH AGENCY SAS

MATCH AGENCY SAS, se acoge a La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, con el objeto de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma y Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de MATCH AGENCY SAS siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por MATCH AGENCY SAS, se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, MATCH AGENCY SAS adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

INTRODUCCIÓN

MATCH AGENCY SAS es una entidad privada, constituida como persona jurídica ante la Cámara de Comercio de Bogotá con Registro Mercantil No 03241446. La cual ha decidido adoptar el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones como empresa comercial tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

MATCH AGENCY SAS es la responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente Manual servirá como material educativo para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con MATCH AGENCY SAS, contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.

MATCH AGENCY SAS, actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores. 

1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a MATCH AGENCY SAS.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de MATCH AGENCY SAS.

MATCH AGENCY SAS se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos.

1.2 DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de MATCH AGENCY SAS, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

 

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MATCH AGENCY SAS aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos obtenidos por MATCH AGENCY SAS en el cumplimiento de sus funciones, están destinados a cumplir una función de publicidad y por lo tanto se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.

Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones comerciales y al desarrollo del objeto social de MATCH AGENCY SAS. Asimismo, MATCH AGENCY SAS tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus funciones de carácter privado.

  1. Preparar y entregar al titular del dato personal publicidad de sus productos y/o servicios, ofertas masivas o personalizadas de productos y/o servicios, de manera individual o conjunta con otros productos o servicios de las empresas o marcas vinculadas a MATCH AGENCY SAS.
  2. Realizar encuestas sobre productos y/o servicios propios.
  3. Atender las solicitudes relacionadas al ofrecimiento de productos o servicios propios de MATCH AGENCY SAS.
  4. Envío de invitaciones a actividades convocadas por MATCH AGENCY SAS.
  5. Actualizar y consultar datos de contacto y otra información relevante.
  6. Garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad de la información.
  7. Cumplir con las obligaciones contractuales y/o normativas adquiridas frente a sus clientes, trabajadores, proveedores y/o contratistas.
  8. Dar cumplimiento a las políticas, procedimientos y protocolos de contratación y gestión de trabajadores, contratistas y/o proveedores.
  9. Realizar actividades de reclutamiento y selección de personal de manera directa o a través de terceros.
  10. Elaborar estadísticas y/o estudios de comportamiento, gustos y/o tendencias.
  11. Las demás finalidades que se informen de manera previa y expresa a los titulares de datos personales previo a su tratamiento.

 

 

Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

Libertad: MATCH AGENCY SAS garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: MATCH AGENCY SAS garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

1.3.1. Principio de acceso y circulación restringida.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

1.3.2. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

1.3.3. Principio de finalidad

El Tratamiento de datos personales que MATCH AGENCY SAS realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de 2002.

1.3.4. Principio de legalidad

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

1.3.5. Principio de libertad

MATCH AGENCY SAS puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, MATCH AGENCY SAS deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

1.3.6. Principio de seguridad

MATCH AGENCY SAS como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.3.7. Principio de transparencia

MATCH AGENCY SAS garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de MATCH AGENCY SAS, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.

1.3.8. Principio de veracidad o calidad

MATCH AGENCY SAS garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1 TRATAMIENTO

2.1.1 Datos Públicos

MATCH AGENCY SAS advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

2.1.2 Datos sensibles

MATCH AGENCY SAS restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

MATCH AGENCY SAS utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

  1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, MATCH AGENCY SAS cumple con las siguientes obligaciones:

  1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
  3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así miso MATCH AGENCY SAS, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

  1. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
  2. Cuando por Ley no sea requerido el arrojamiento de dicha autorización.
  3. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
  4. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

2.1.3 Tratamiento de datos de menores

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

MATCH AGENCY SAS ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

2.2.1. Bases de datos de Empleados

  • Descripción:

Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los empleados y estudiantes en práctica que tiene MATCH AGENCY SAS. Es manejada por La Gerencia y Contador.

  • Contenido:

Los datos que se recopilan en esta base de datos son los siguientes: Foto, nombre, apellidos, fecha de nacimiento con ciudad y departamento, cédula de ciudadanía, lugar de expedición, fecha de expedición, libreta militar, clase, pasaporte, certificado judicial, edad, estado civil, último lugar de trabajo, motivo del retiro, lugar de residencia, dirección, teléfono, barrio, ciudad, licencia de conducción y categoría, información académica, nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de terminación, nombre de la institución, número de tarjeta profesional, fecha de expedición, proyecto de grado, otros estudios, cargo, tipo de vinculación, jornada laboral, periodo de contratación (sólo para estudiantes), salario básico, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, número de cuenta bancaría para nomina, entidad bancaria y ciudad, información familiar de padre, madre, esposo(a), compañero(a), hijos nombre y apellidos, parentesco, estado civil, profesión, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, documento de identidad, lugar de expedición, dirección de residencia, teléfono, ciudad. Así mismo, en esta base de datos se recopilan los siguientes datos sensibles: Grupo sanguíneo y huella dactilar.

  • Forma en la que se recopilan los datos:

Esta base de datos se alimenta de los datos solicitados a los Titulares a través de los siguientes documentos, los cuales se repiten en muchos de los formatos:

-Contrato laboral o de prestación de servicios.

-Formato de hoja de vida de ingreso.

-Formato de hoja de vida académica.

-Fotocopia de CC, TI, licencia de conducción y/o pasaporte.

  • Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, hacer las vinculaciones al sistema de seguridad social y a las cajas de compensación familiar, hacer los reportes a las entidades gubernamentales, pagar impuestos, comunicación en caso de ausencia, distribución de información, beneficios convencionales, seguridad interna.

Los datos sensibles como la huella, se utilizan para el ingreso a las instalaciones de la compañía y el grupo sanguíneo como información relacionada con la salud del trabajador, en casos de emergencia.

  • Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento:
  1. Se recolecta la información.
  2. Se almacena en un archivo físico y electrónico.
  3. Se actualiza la información.
  4. Se hace una copia de seguridad.
  5. Se usa para enviar reportes a las entidades gubernamentales que bajo el amparo de la ley puedan requerir información específica.
  6. Es de uso exclusivo de MATCH AGENCY SAS.
  7. No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
  8. No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual.
  • Vigencia:

Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y MATCH AGENCY SAS, y por diez (10) años más, contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Así mismo se conserva un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a MATCH AGENCY SAS.

BASE DE DATOS PERFIL SOCIODEMOGRAFICO (EMPLEADOS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA)

  • Descripción:

Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los empleados y estudiantes en práctica que tiene MATCH AGENCY SAS. La maneja el área de recursos humanos y salud ocupacional.

Esta información se recolecta en virtud del decreto 1072 de 2015.

  • Contenido:

Los datos que se recopilan en esta base de datos son los siguientes: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, cédula de ciudadanía, edad, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono, barrio, ciudad, información académica, nivel de estudios, título obtenido, información familiar de padre, madre, esposo(a), compañero(a), hijos nombre y apellidos, parentesco, estado civil, profesión, fecha de nacimiento, documento de identidad, teléfono.
Así mismo, en esta base de datos se recopilan los siguientes datos sensibles: información del estado de salud de empleado e información de menores de edad.
• Forma en la que se recopilan los datos: Esta base de datos se alimenta de los Datos solicitados a los Titulares a través de los siguientes documentos, los cuales se repiten en muchos de los formatos:

-Encuesta anual de perfil sociodemográfico.

  • Finalidad:

Los datos únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del decreto 1072 de 2015, articulo 2.2.4.6.12, y relacionadas con la formulación de los diversos programas de vigilancia epidemiológica, al igual que para el desarrollo de las actividades de prevención y control de los riesgos existentes en la organización.

También se utilizará para la definición e implementación de diversos programas de bienestar dentro de la organización, Así mismo, en esta base de datos se recopilan los siguientes datos de menores: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nivel educativo.

  • Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento:
  1. Se recolecta la información.
  2. Se almacena en un archivo electrónico.
  3. Se actualiza la información.
  4. Se hace una copia de seguridad.
  5. Es de uso exclusivo de MATCH AGENCY SAS.
  6. No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
  7. No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual.

  • Vigencia:

Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y MATCH AGENCY SAS, y por diez (10) años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Así mismo se conserva un archivo histórico de las personas qe han estado vinculadas a MATCH AGENCY SAS.

2.2.2. Bases de datos de Contratistas y Proveedores

  • Descripción:

Esta base de datos recolecta la información de proveedores activos e inactivos, personas naturales y jurídicas, quienes ofrecen, prestan servicios o venden productos a MATCH AGENCY SAS. Esta base de datos es manejada por el Departamento de Contabilidad.

  • Contenido:

Los datos personales que se recopilan a través del formulario que diligencia el Proveedor son:
Nombre, cédula de ciudadanía, dirección comercial, teléfono, celular, email, ciudad de domicilio, régimen tributario, auto-retenedor, gran contribuyente, autorización de facturación, condiciones de venta (contado, financiado), capacidad mensual de producción, capacidad mensual de suministro, actividad económica, referencias comerciales, referencias bancarias, principales clientes o proveedores.

Los datos se recopilan a través del diligenciamiento del formulario de proveedores de MATCH AGENCY SAS.

  • Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de inscribirlo como proveedor de MATCH AGENCY SAS, llevar un control, solicitarles la presentación de ofertas, facturar los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, y enviar reportes a DIAN, y a la Secretaria de Hacienda Departamental y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.

  • Tratamiento:

Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento:

  1. Se recolecta la información.
  2. Se almacena en un archivo físico y electrónico.
  3. Se actualiza la información.
  4. Se hace una copia de seguridad
  5. Se usa para enviar reportes a DIAN, a la Secretaria de Hacienda Departamental y en general entidades tributarias.
  6. Es de uso exclusivo de MATCH AGENCY SAS.
  7. No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
    Esta Base de Datos estará vigente mientras permanezca vigente la relación comercial con el proveedor, y por 3 años adicionales contados a partir de la fecha de última factura o liquidación de contrato respectivo, con el fin de poder contactar al proveedor, una vez terminada la relación.

2.2.3. Bases de datos de Clientes

  • Descripción:

Esta base de datos recolecta la información de clientes activos e inactivos, personas naturales y jurídicas, quienes adquieren y compran nuestros servicios o productos. esta base de datos es manejada por el Departamento Comercial, Gerencia y Comercial.

  • Contenido:

Los datos personales que se recopilan a través del formulario que diligencia el cliente son:

– Número y tipo de Identificación: Cedula o NIT.

– Nombres y apellidos completos.

– Grupo de impuestos: Clientes exterior, Cliente gran contribuyente, Cliente persona jurídica, Cliente régimen común persona natural no retenedor, Cliente régimen simplificado.

 

  • Dirección de residencia o entrega de facturas.
  •  
  •  
  •  
  • Teléfono.
  • E-mail.
  • Fax:
  • Pasaporte
  • Fecha de Nacimiento.

Los datos se recopilan a través del diligenciamiento del formulario de proveedores de MATCH AGENCY SAS.

  • Cotización
  • Facturas
  • Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de inscribirlos como clientes de MATCH AGENCY SAS, llevar un control, presentación de ofertas, facturar los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, y enviar reportes a DIAN, y a la Secretaria de Hacienda Departamental y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.

  • Tratamiento:

Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento:

  1. Se recolecta la información.
  2. Se almacena en un archivo físico y electrónico.
  3. Se actualiza la información.
  4. Se hace una copia de seguridad.
  5. Se usa para enviar reportes a DIAN, a la Secretaria de Hacienda Departamental y en general entidades tributarias.
  6. Es de uso exclusivo de MATCH AGENCY SAS.
  7. Se usa para ofrecer servicios o productos

Esta Base de Datos estará vigente mientras permanezca vigente la relación comercial con el cliente, y por 3 años adicionales contados a partir de la fecha de última factura o liquidación de contrato respectivo, con el fin de poder contactarlo, una vez terminada la relación.

 

BASES DE DATOS SENSIBLES:

Para los efectos del manejo de los datos sensibles, MATCH AGENCY SAS ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya
información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.

Para el tratamiento de los datos sensibles MATCH AGENCY SAS ha cumplido con las siguientes obligaciones:

-Informó al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.
-Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
–MATCH AGENCY SAS no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

CAPITULO III. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

MATCH AGENCY SAS reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MATCH AGENCY SAS en su condición de responsable del Tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a MATCH AGENCY SAS, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  3. Recibir información por parte de MATCH AGENCY SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos

En el presente documento, en secciones posteriores, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos

CAPITULO IV. DEBERES DE MATCH AGENCY SAS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

MATCH AGENCY SAS tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, MATCH AGENCY SAS hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

MATCH AGENCY SAS atenderá los deberes previstos para los responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

MATCH AGENCY SAS garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de estos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con MATCH AGENCY SAS.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

CAPITULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

MATCH AGENCY SAS solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. MATCH AGENCY SAS informará al titular de los datos lo siguiente:

  1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
  2. Los derechos que le asisten como titular.
  3. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por MATCH AGENCY SAS y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

5.1.2 Prueba de la autorización

MATCH AGENCY SAS utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Datos de naturaleza pública.
  2. Casos de urgencia médica o sanitaria
  3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  4. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

5.2.1 Del derecho de acceso

MATCH AGENCY SAS garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular .

Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.

5.2.2 Del derecho de consulta

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de MATCH AGENCY SAS. En consecuencia, MATCH AGENCY SAS garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de MATCH AGENCY SAS.

MATCH AGENCY SAS establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales MATCH AGENCY SAS garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
  3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.3 Del derecho a reclamar

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el responsable o Encargado del tratamiento de MATCH AGENCY SAS.

MATCH AGENCY SAS debe garantizar que cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de recibido reclamo que no sea competencia de MATCH AGENCY SAS resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez MATCH AGENCY SAS haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MATCH AGENCY SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos

MATCH AGENCY SAS se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, MATCH AGENCY SAS tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  2. MATCH AGENCY SAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que MATCH AGENCY SAS considere pertinentes y seguros.
  3. MATCH AGENCY SAS, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de MATCH AGENCY SAS.

5.2.5 Del derecho a la supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a MATCH AGENCY SAS, la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros comerciales y que deriven a una prestación inadecuada de sus compromisos. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

  1. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
  2. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MATCH AGENCY SAS.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y MATCH AGENCY SAS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:

  1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.6 Del derecho a revocar la autorización

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

  1. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que MATCH AGENCY SAS debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
  2. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, MATCH AGENCY SAS deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y MATCH AGENCY SAS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:

  1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.7 Protección de datos en los contratos

En los contratos laborales, MATCH AGENCY SAS ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales MATCH AGENCY SAS tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en MATCH AGENCY SAS, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, MATCH AGENCY SAS le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por MATCH AGENCY SAS y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, MATCH AGENCY SAS al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

5.2.8 Transferencia de datos personales a terceros países

En los casos en que MATCH AGENCY SAS en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para su desarrollo comercial y el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

  1. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.
  2. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
  3. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.
  4. LA EMPRRESA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción de dinero.

5.2.9 Reglas generales aplicables

MATCH AGENCY SAS ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.

  1. MATCH AGENCY SAS obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
  2. MATCH AGENCY SAS utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
  3. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que MATCH AGENCY SAS se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
  4. MATCH AGENCY SAS obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por qué el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.
  5. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:

MATCH AGENCY SAS informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.

La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.

La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

  1. MATCH AGENCY SAS implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
  2. En los eventos en que MATCH AGENCY SAS requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con MATCH AGENCY SAS, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. MATCH AGENCY SAS no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con MATCH AGENCY SAS.
  3. MATCH AGENCY SAS ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con MATCH AGENCY SAS o estar amparado en la ley para ello.
  4. En los casos en los que MATCH AGENCY SAS contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, MATCH AGENCY SAS deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
  5. En el tratamiento de datos de menores de edad, MATCH AGENCY SAS tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, MATCH AGENCY SAS verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
  6. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, MATCH AGENCY SAS debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
  7. MATCH AGENCY SAS no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de MATCH AGENCY SAS y/o del titular.
  8. MATCH AGENCY SAS velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
  9. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por MATCH AGENCY SAS para ello.
  10. Es responsabilidad de todos los colaboradores de MATCH AGENCY SAS velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
  11. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.
  12. MATCH AGENCY SAS informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
  13. MATCH AGENCY SAS conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de MATCH AGENCY SAS.
  14. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con esta o a aquel que sea requerido para que MATCH AGENCY SAS cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
  15. MATCH AGENCY SAS velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
  16. MATCH AGENCY SAS incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
  17. Igualmente, los procedimientos previstos por MATCH AGENCY SAS preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
  18. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. MATCH AGENCY SAS velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
  19. Adicionalmente, en los procedimientos internos MATCH AGENCY SAS adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
  20. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

6.1 GENERALIDADES

  1. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al email: gerencia@matchagency.com.co, de MATCH AGENCY SAS adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
  2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
  3. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
  4. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, MATCH AGENCY SAS ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos (Reclamaciones para tratamiento de datos Personales) o electrónicos emails: gerencia@matchagency.com.co, o a través del número de celular 31970015492, servicios adecuados para esta finalidad.
  5. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de MATCH AGENCY SAS, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido

6.2 PROCEDIMIENTOS

6.2.1 Consultas

Requisitos para la atención de Consultas.

  1. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por MATCH AGENCY SAS. gerencia@matchagency.com.co, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la CR 45 A No 95 37 OFICINA 403, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; MATCH AGENCY SAS atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO

TITULAR

  1. Comunicación escrita
  2. Fotocopia del documento de identificación.
  3. Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.

TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

  1. Comunicación escrita
  2. Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  3. Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.
  4. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

Términos para la atención de consultas.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.2 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

  1. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por MATCH AGENCY SAS. Al respecto, MATCH AGENCY SAS tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  2. MATCH AGENCY SAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que MATCH AGENCY SAS considere pertinentes.
  3. MATCH AGENCY SAS, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
  4. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a MATCH AGENCY SAS, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados

Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos.

  1. El reclamo se formulara mediante solicitud escrita dirigida a MATCH AGENCY SAS y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado por MATCH AGENCY SAS. gerencia@matchagency.com.co, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la CR 45 A No 95 37 OFICINA 403, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; MATCH AGENCY SAS atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO

TITULAR

  1. Comunicación escrita
  2. Fotocopia del documento de identificación.
  3. Formato de Reclamación de Tratamiento de Datos Personales

TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

  1. Comunicación escrita
  2. Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  3. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.
  4. Formato de Reclamación de Tratamiento de datos personales.

Términos para la atención de Reclamos.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.3 Revocar autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, MATCH AGENCY SAS deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que MATCH AGENCY SAS deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.

  1. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por MATCH AGENCY SAS. gerencia@matchagency.com.co, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la CR 45 A No 95 37 OFICINA 403, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; MATCH AGENCY SAS atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO

TITULAR

  1. Comunicación escrita
  2. Fotocopia del documento de identificación.
  3. Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.

TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

  1. Comunicación escrita
  2. Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  3. Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.
  4. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

Términos para la atención de Revocatorias.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE MATCH AGENCY SAS

7.1 RESPONSABLES

MATCH AGENCY SAS  designa como responsable del tratamiento de datos personales a la gerencia de MATCH AGENCY SAS, esta será la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, a su vez entrara a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales

En el evento en que usted considere que MATCH AGENCY SAS dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a Gerencia de MATCH AGENCY SAS. Dirección oficina: CR 45 A No 95 37 OFICINA 403, Bogotá. Correo electrónico: gerencia@matchagency.com.co,

7.2 ENCARGADOS

MATCH AGENCY SAS como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y la Gerencia actuara como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

CAPITULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

8.1 MARCO LEGAL

El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos

  1. Constitución Política, artículo 15.
  2. Ley 1581 de 2012
  • Ley 1273 de 209
  1. Ley 1266 de 2008
  2. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
  3. Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011
  • Avisos de privacidad
  • Reglamento Interno de Trabajo

8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con MATCH AGENCY SAS o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación:

Teléfono: 3125470593

Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: gerencia@matchagency.com.co, o personalmente en la Oficina de MATCH AGENCY SAS. Dirección oficinas: CR 45 A No 95 37 OFICINA 403, Bogotá.

8.3 VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del primero (25) de noviembre de 2022.

Actualizaciones de la política: MATCH AGENCY SAS podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.matchagency.com.co